Запись акта гражданского состояния - это государственная регистрация акта гражданского состояния, производимая органом записи актов гражданского состояния посредством составления соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдаётся свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Внесение исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния подразумевает изменение имеющихся сведений государственной регистрации действий граждан или событий, влияющих на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующих правовое состояние граждан.

Мотивы внесения исправлений или изменений в актовую запись могут быть как объективными, так и субъективными. Данные записи влияют на правоспособность участников правоотношений, в связи с этим наличие спора о правах лиц, заинтересованных или незаинтересованных в изменении акта гражданского состояния, первично по сравнению с изменением записи конкретного акта. Такой спор подлежит рассмотрению в порядке искового производства, в процессе которого наличие спора о возможности (невозможности) внесения изменений в актовую запись будет являться лишь составной частью спора о праве наряду с иными обстоятельствами дела.

Рассмотрение дел особого производства завершается решением суда об установлении (неустановлении) обстоятельств неправильности записи в акте гражданского состояния. Последующее исправление (изменение) записи акта гражданского состояния не исключает возможности рассмотрения спора о видоизменённых данным исправлением (изменением) правах участников правоотношений.

Особый порядок рассмотрения дела в суде подразумевает специфичность доказывания факта неправильности актовой записи. Предпосылками судебного рассмотрения заявлений о внесении исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния являются наличие неправильности в записи и наличие отказа органа в исправлении или изменении произведённой записи. То есть, исправление или изменение записи акта в судебном порядке является способом разрешения спора о данной записи между заявителем и органом, отказавшим в таком исправлении.

В случае, если имеет место техническая ошибка, не вызывающая сомнений у заинтересованных сторон, она может быть исправлена сотрудником ЗАГС на основании заключения руководителя органа ЗАГС.

Если между сторонами имеется спор либо сотрудником органа ЗАГС не усматривается достаточных оснований для внесения изменений (исправлений) в актовую запись, руководитель органа ЗАГС выносит заключение о невозможности удовлетворения заявления в административном порядке и разъясняет необходимость обратиться в суд для разрешения вопроса.

Дела о внесении изменений (исправлений) в акты гражданского состояния относятся к категории дел особого производства, что подразумевает отсутствие стандартных для искового производства правил распределения бремени доказывания, поскольку причины обращений с заявлениями о внесении изменений (исправлений) в акты гражданского состояния в судебном порядке возникают лишь при условии невозможности внесения таких изменений органом ЗАГС самостоятельно. Полномочия органа записи актов гражданского состояния исключают возможность самостоятельной оценки или установления юридически значимых фактов, влияющих на существо и сведения актов гражданского состояния, такие полномочия законом отнесены к прерогативе судебных органов. В то же время, установление в судебном порядке факта неправильности сведений акта гражданского состояния и факта нарушения права заинтересованного лица, в случае отсутствия изменения (исправления) такого акта, зачастую сопряжено с установлением большого количества дополнительных, вспомогательных и проверочных фактов.

Круг лиц, участвующих при рассмотрении подобного рода дел, включает в себя непосредственно заявителя, орган записи актов гражданского состояния, а также иных заинтересованных лиц, чьи права и обязанности могут быть затронуты решением суда по заявлению о внесении изменений (исправлений) в акт. Перечень таких лиц не ограничен законом и зависит от существа конкретного дела. Следовательно, это обязательно должны быть лица, указанные в спорном акте, а также лица, на актовые записи с участием которых косвенно может повлиять требуемое исправление (изменение).

В предмет доказывания по делу о внесении изменений и исправлений в актовую запись входит установление следующих обстоятельств:

наличие неправильности в записи актов гражданского состояния;

невозможность внесения изменений или исправлений в актовую запись в административном порядке;

отсутствие спора о праве.

Доказательствами по делам о внесении изменений (исправлений) в записи актов гражданского состояния могут являться письменные документы и свидетельские показания, в совокупности дающие основания бесспорно предполагать действительность доказываемого факта, сведения о котором подлежат внесению в запись, а также факта неправильности актовой записи.

Так, обстоятельствами, имеющими значение для внесения изменений или исправлений в акт о рождении, могут являться сведения о рождении в конкретное время и в конкретном месте, сведения о родителях, а также сведения медицинских документов о рождении или сведения о периоде нахождения родителей в браке.

Важным аспектом рассмотрения дел является наличие вспомогательных или дополнительных обстоятельств, влияющих на существо рассмотрения дела. Так, при рассмотрении дел о внесении исправлений в актовую запись о рождении заинтересованного лица, доказыванию могут подлежать и обстоятельства необходимости внесения изменений или исправлений в актовые записи о рождении родителей заинтересованного лица, актовые записи о браке или расторжении брака заинтересованного лица. Подобное исследование обстоятельств зачастую обусловлено спецификой конкретного дела и, вероятно, влечёт расширение круга заинтересованных лиц. Несмотря на это, только судебное рассмотрение возможно лишь при полном, всестороннем и объективном исследовании всех значимых факторов.

Внесение исправлений в запись акта о смерти предполагает исследование обстоятельств даты, времени и места смерти и сопряжённых с ними сведений о рождении умершего лица во всех аспектах. Особенными моментами могут являться случаи составления записи акта о смерти на основании медицинских документов или документов органов внутренних дел, в последующем изменяющих свою значимость ввиду обнаружения каких-либо существенных обстоятельств. Важным моментом является определение круга заинтересованных в исходе дела лиц, зачастую наследников или кредиторов (должников) умершего.

Внесение изменений в записи актов о заключении или расторжении брака влечёт исследование обстоятельств, связанных зачастую со сведениями о фамилии, имени, отчестве, дате и месте рождения супругов. Важными являются обстоятельства времени и места заключения или расторжения брака. Здесь могут иметь значение вступившие в законную силу судебные акты о расторжении брака или сведения об отмене подобного акта, являвшегося основанием для составления записи акта.

Внесение изменений или исправлений в записи актов об усыновлении (удочерении), установлении отцовства связано не только со сведениями о детях и биологических родителях, но и с обстоятельствами самого усыновления или установления отцовства, основаниями их возникновения, а также сведениями об усыновителях и лицах, указываемых в качестве родителей.

Таким образом, круг обстоятельств, имеющих значение для внесения изменения или исправления в запись акта гражданского состояния, первоначально определяется относимостью этих обстоятельств к существу требуемого изменения или исправления записи. Тем не менее правильное и исчерпывающее определение этих обстоятельств зависит от совокупности сведений материально-правового характера, касающихся лиц, заинтересованных или возражающих против внесения изменения или исправления в запись акта гражданского состояния.